על העובד להעביר מספר מסמכים:

I. מכתב העמית הכולל הסבר על נושאי ההשתלמות ומטרתה בצרוף תוכנית מפורטת.
II. מכתבי הזמנה ממקום ההשתלמות מחו"ל ובהם פירוט של:
· נושא ההשתלמות
· תאריך ההתחלה ותאריך הסיום של ההשתלמות
· מקום ההשתלמות
III. פירטו כל עלויות ההשתלמות:
· הוצאות הנסיעה לחו"ל.
· אומדן הוצאות בזמן ההשתלמות (אם יהיו כאלה)
· קבלות על הוצאות בארץ להכנות להשתלמות בחו"ל (אם יהיו כאלה)