על העמית לשלוח את המסמכים הבאים:

I. מכתב המסביר את מטרת ההשתלמות ופירוט הנושאים.
II. תוכנית השתלמות כפי שפורסמה או הוצעה על ידי עורך ההשתלמות
III. חשבונית המעידה על תשלום חלקי או מלא עבור ההשתלמות
IV. פרוט הוצאות אש"ל ואחרות הנובעות מההשתלמות
V. מכתב מהמעסיק המאשר את ההשתלמות וממליץ עליה.